Οδηγίες καταχώρησης στο ψηφιακό πελατολόγιο
Η καταχώρηση έχει πραγματική σειρά. Ξεκινάει πριν την εξυπηρέτηση, κλείνει μετά, και ανάμεσα στα δύο μπορεί να αλλάξει.
Παρακάτω είναι η ροή όπως τη ζείτε στον πάγκο, μαζί με τα σημεία όπου συνήθως χάνεται χρόνος.
Το Instaplan δεν είναι εφαρμογή ψηφιακού πελατολογίου της ΑΑΔΕ και δεν υποκαθιστά την υποχρέωσή σας. Η σελίδα αυτή είναι ενημερωτική. Για την καταχώρηση χρησιμοποιείτε την εφαρμογή της ΑΑΔΕ ή πιστοποιημένο πάροχο.
Πριν ξεκινήσετε
Χρειάζεστε πρόσβαση στην εφαρμογή της ΑΑΔΕ με τους κωδικούς TAXISnet της επιχείρησης. Αν δουλεύουν περισσότερα άτομα, συνεννοηθείτε από πριν ποιος καταχωρεί, γιατί η καταχώρηση γίνεται τη στιγμή της εξυπηρέτησης και όχι σε δεύτερο χρόνο.
Οι επίσημες οδηγίες και η ίδια η εφαρμογή βρίσκονται στην ΑΑΔΕ. Ό,τι διαβάζετε εδώ περιγράφει τη λογική της διαδικασίας, όχι τη διάταξη μιας συγκεκριμένης οθόνης.
Τα βήματα
- Ο πελάτης φτάνει. Πριν ξεκινήσει οτιδήποτε, ανοίγετε νέα καταχώρηση.
- Καταχωρείτε τα στοιχεία του πελάτη. Ποιος είναι και τι ήρθε να κάνει, δηλαδή το αντικείμενο της συναλλαγής.
- Η εγγραφή παίρνει μοναδικό αριθμό. Αυτός είναι που συνδέει την άφιξη με το παραστατικό που θα ακολουθήσει.
- Γίνεται η δουλειά. Στο διάστημα αυτό η εγγραφή παραμένει ανοιχτή.
- Κλείνετε την εγγραφή. Την ενημερώνετε με το τελικό παραστατικό, όταν η εξυπηρέτηση ολοκληρωθεί.
Η ουσία είναι το βήμα ένα. Το μέτρο υπάρχει ακριβώς για να μην γίνεται η καταχώρηση αφού τελειώσουν όλα.
Θέλετε να το δείτε στημένο στα μέτρα της δικής σας επιχείρησης;
Δοκιμάστε το δωρεάνΑλλαγές, ακυρώσεις και no show
Η πραγματική μέρα δεν πηγαίνει πάντα όπως γράφτηκε. Ο πελάτης αλλάζει γνώμη για την υπηρεσία, προστίθεται κάτι, ή δεν εμφανίζεται καθόλου.
Ο κανόνας είναι ότι μια εγγραφή δεν μένει ανοιχτή και δεν διαγράφεται σιωπηλά. Ενημερώνεται ώστε να αντικατοπτρίζει τι τελικά συνέβη.
Ο ακριβής χειρισμός ανά περίπτωση περιγράφεται στις οδηγίες της ΑΑΔΕ και αξίζει να τον δείτε μία φορά με τον λογιστή σας, ώστε να μην τον αυτοσχεδιάζετε την ώρα που περιμένει πελάτης.
Πού χάνεται ο χρόνος
Δεν χάνεται στην ίδια την καταχώρηση. Χάνεται πριν από αυτήν.
- Ψάχνετε αν ο πελάτης έχει ξανάρθει και πώς γράφεται το όνομά του.
- Ψάχνετε τι ακριβώς είχε κλείσει, επειδή το ραντεβού είναι γραμμένο σε τετράδιο με συντομογραφία.
- Ρωτάτε συνάδελφο, επειδή το ραντεβού το έκλεισε εκείνος από το κινητό του.
Είκοσι δευτερόλεπτα ανά πελάτη, τριάντα πελάτες την ημέρα, είναι δέκα λεπτά καθαρού χρόνου καθημερινά, στις πιο πιεσμένες στιγμές της βάρδιας. Δείτε τι σημαίνει ένα οργανωμένο ηλεκτρονικό πελατολόγιο σε αυτή τη ροή.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να καταχωρήσω στο τέλος της ημέρας;
Όχι. Η καταχώρηση γίνεται πριν ξεκινήσει η εξυπηρέτηση. Το μέτρο υπάρχει ακριβώς για να μην υπάρχει κενό ανάμεσα στην άφιξη του πελάτη και στην καταγραφή της.
Τι γίνεται αν κάνω λάθος στην καταχώρηση;
Η εγγραφή ενημερώνεται. Ο ακριβής τρόπος περιγράφεται στις οδηγίες της ΑΑΔΕ και είναι κάτι που αξίζει να δείτε μία φορά με τον λογιστή σας πριν σας συμβεί.
Ποιος καταχωρεί όταν δουλεύουν πολλά άτομα;
Δεν το ορίζει το μέτρο, το ορίζετε εσείς. Επειδή όμως η καταχώρηση γίνεται τη στιγμή της άφιξης, χρειάζεται να είναι συμφωνημένο από πριν και όχι να αποφασίζεται κάθε φορά.
Χρειάζεται ο πελάτης να δώσει στοιχεία κάθε φορά;
Αν είναι πελάτης που έχει ξανάρθει, τα στοιχεία τα έχετε ήδη. Εκεί φαίνεται η διαφορά ανάμεσα σε ένα οργανωμένο πελατολόγιο και σε ένα τετράδιο.
Διαβάστε επίσης
Γνωρίστε το Instaplan
Τα στοιχεία μπροστά σας, όχι στο τετράδιο.
Η καταχώρηση παίρνει δευτερόλεπτα όταν ξέρετε ήδη ποιος ήρθε και τι έκλεισε. Το Instaplan κρατάει ραντεβού, πελάτες και ιστορικό σε ένα σημείο. Το στήνουμε στα μέτρα σας και το δοκιμάζετε δωρεάν.
- Το στήνουμε στα μέτρα της δικής σας επιχείρησης
- Δωρεάν δοκιμή, χωρίς χρονικό όριο
- Χωρίς κάρτα και χωρίς δέσμευση
Είστε ήδη πελάτης; Σύνδεση στην εφαρμογή